En résumé
L'Assistant, Hôte d’accueil est chargé de l’assistance des collaborateurs du cabinet dans la gestion et l'organisation logistique et administrative de leurs activités. Il est aussi chargé d’orienter les clients et prestataires vers le personnel du cabinet compétent en répondant aux demandes de contact et d’information.
Domaine d'activité
Fonctions support
Famille métier
Fonctions support
Autres appelations
Secrétaire, assistant de direction, Office manager
Code rome
19370 - Secrétaire comptable
Nomenclature PSC
564b - Employés des services divers
Activités
Accueil et prise en charge des demandes de visiteurs et nouvelles recrues
- Reçoit et traite les appels, messages téléphoniques et mails de contact du personnel extérieur au cabinet : clients, prospects, candidats, partenaires, sociétés de démarchage...
- Analyse le besoin et oriente les sollicitations vers le personnel adéquat au sein du cabinet
- Participe à l’intégration des nouveaux collaborateurs en enregistrant les informations nécessaires, en leur fournissant les outils de travail et en leur présentant le cabinet et les différents interlocuteurs potentiels
Assistance au personnel dirigeant du cabinet
- Organise les RDV, met à jour les agendas, réserve les salles de réunion, organise les déplacements professionnels pour le compte du personnel dirigeant
- Rédige certains documents ou supports professionnels : compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, etc.
- Facilite la diffusion de l'information au sein du cabinet en prenant en charge certaines communications du personnel dirigeant à destination du cabinet
Gestion des services généraux et animation de la vie interne du cabinet
- Gère les fournitures et le matériel de bureau : recueille les besoins, vérifie le stock, passe les commandes d'approvisionnement auprès des fournisseurs du cabinet
- Conduit des projets relatifs à l’animation de la vie interne du cabinet afin de participer à la qualité de vie au travail : organisation d’évènements internes réguliers, de séminaires d’équipe (intra et/ou inter cabinets), choix de mobiliers de bureau ergonomiques, etc.
Les compétences
Les compétences sont évaluées en 4 niveaux :
1 : Niveau de base - 2 : Niveau avancé - 3 : Niveau confirmé - 4 : Niveau expert
2/ 4
Accompagnement des projets de transformation
Niveau
Adapter les messages, les modalités de communication et proposer une organisation pertinente
Exemple
Mettre en œuvre un projet transverse (ex : séminaire d’entreprise)
2/ 4
Collecte des informations nécessaires à la production d'une mission
Niveau
Être autonome dans la collecte et l’organisation des documents clients et promouvoir les modes de collecte dématérialisés
Exemple
Collecter les documents administratifs parvenant au cabinet et répondre aux demandes
2/ 4
Production et promotion d'un contenu communicant
Niveau
Produire un support et préconiser des modalités de communication adaptées online/offline
Exemple
Produire un support de communication interne
1/ 4
Concepts spécifiques au domaine de spécialité
Niveau
Connaître les concepts et techniques nécessaires à la réalisation de tâches de 1er niveau dans son domaine
Exemple
-
1/ 4
Process et méthodologies de travail spécifiques au domaine de spécialité
Niveau
Appliquer la méthodologie pertinente et définie pour analyser les informations collectées
Exemple
-
1/ 4
Production de livrables répondant à une problématique client
Niveau
Exploiter l'information pour produire les indicateurs selon un format standard, assurer la transmission au client ou aux administrations
Exemple
-
1/ 4
Réglementations spécifiques au domaine de spécialité
Niveau
Connaître les principes réglementaires nécessaires à la réalisation de tâches de 1er niveau dans son domaine
Exemple
Gérer des dossiers administratifs : envoi du courrier, réception, etc.
1/ 4
Sécurité des échanges de données avec l'externe
Niveau
Connaître et respecter les obligations en matière de sécurité des données
Exemple
Faire preuve de vigilance dans la réception de demandes, de mails, de contacts extérieurs au cabinet
1/ 4
Utilisation d'un logiciel métier
Niveau
Utiliser les fonctionnalités de base d'un logiciel comptable, de paie, d'audit…
Exemple
Utiliser les fonctionnalités de base des logiciels de messagerie et de comptabilité du cabinet
3/ 4
Organisation et planification du travail
Niveau
Planifier son organisation du travail selon les priorités sur ses différents dossiers d'intervention
Exemple
Organiser son plan de charge en anticipant les périodes fiscales
2/ 4
Adaptation à une variété de situations et d'interlocuteurs
Niveau
Adopter une communication écrite et orale adaptée à l'ensemble des interlocuteurs potentiels
Exemple
Faire preuve de pédagogie dans la présentation d’éléments techniques auprès de publics non-avertis
2/ 4
Anglais professionnel
Niveau
Converser en anglais professionnel courant et écrire en anglais les livrables simples, notes, e-mails
Exemple
Échanger en anglais avec des clients ou des prestataires du cabinet
2/ 4
Communication écrite et orale
Niveau
Transmettre des idées complexes à son interlocuteur, adopter des mises en forme écrites professionnelles
Exemple
Échanger les fournisseurs et prestataires du cabinet dans la gestion de la facturation
2/ 4
Confidentialité et déontologie
Niveau
Respecter les règles de confidentialité et de déontologie, sensibiliser ses interlocuteurs, repérer les situations à risque
Exemple
Rappeler les obligations en matière de confidentialité dans ses écrits professionnels : mails, livrables...
1/ 4
Pilotage de la performance d'une organisation
Niveau
Gérer sa performance individuelle selon les critères définis, en lien avec sa hiérarchie
Exemple
-
1/ 4
Pilotage de missions
Niveau
Suivre les étapes, délais et coûts d'un projet et analyser les écarts par rapport à la demande
Exemple
-
1/ 4
Posture conseil
Niveau
Faire preuve d’écoute, de sens pédagogique, de disponibilité, adapter son ton à l'interlocuteur
Exemple
Comprendre les attentes d’un interlocuteur et adapter son ton en fonction
1/ 4
Sens commercial
Niveau
Comprendre le besoin du client et l'orienter vers les offres du cabinet
Exemple
Recueillir les demandes de contact des clients et les orienter vers l’interlocuteur adéquat
Variabilité du métier
Selon la taille du cabinet
- Dans les petits cabinets, l’Assistant, Hôte d’accueil peut prendre en charge les besoins d’assistance aux collaborateurs, d’accueil des visiteurs mais aussi des tâches de comptabilité, de gestion des ressources humaines (GRH) ou des Systèmes d’Information (SI)
- Dans les grands cabinets d’expertise comptable, le métier d’Assistant et d’Hôte d’accueil peut être plus spécifique : Assistant de direction, Assistant administratif, Hôte d’accueil, chargé uniquement de la gestion des entrées et sorties du cabinet et des demandes de contact. Les activités relatives aux services généraux et à l’animation interne peuvent être centralisées au niveau des sièges ou antennes régionales.
Selon les spécialités du cabinet
Selon la spécialité du cabinet, et en particulier dans les cabinets réalisant des missions de conseil, d’audit, etc., l’Assistant, Hôte d’Accueil peut avoir à :
- Organiser fréquemment les réunions et déplacements des EC dirigeants
- Prendre en charge des modalités de facturation et de gestion administrative particulières.
Selon l’expérience du professionnel
- Hausse du périmètre des missions (communication, responsabilités commerciales, production de contenu pour alimenter la présence du cabinet sur les réseaux sociaux professionnels, les actualités du site internet, etc.) et des missions de pilotage de projet interne
Conditions d’exercice
Relations professionnelles internes
- Expert-comptable dirigeant,
- Dirigeants des pôles d’activité du cabinet,
- Collaborateurs du cabinet
Relations professionnelles externes
- Clients du cabinet,
- Prestataires,
- Candidats,
- Administrations...
Télétravail
- Possibilités de télétravail ponctuelles mais nécessité de présence physique pour assurer l’accueil du cabinet ou avoir accès à certaines pièces administratives
Prérequis pour l’exercice du métier
Formation initiale
- De Bac à Bac +3 en assistance de gestion, assistance de manager, management des organisations...
Profil recommandé pour le personnel
expérimenté s’orientant vers ce métier
- Assistant de direction,
- Assistant administrative ou
- Hôte d’accueil en entreprise, en cabinet de conseil, d’avocat, etc.
- Métier d’« Office Manager » en entreprise
Formations prioritaires en cours de carrière
- Formations permettant d’élargir le périmètre de responsabilités de l’Assistant, Hôte d’accueil : gestion administrative et des RH, comptabilité, formations aux logiciels et aux SI, formations à l’animation (évènementiel)
Tendances d’évolution du métier
- Digitalisation croissante des activités d’assistanat : planning, réservations, télédéclarations, etc.
- Dans les cabinets de moyenne et grande taille, métier évoluant vers le modèle de « l’Office Manager » : profil polyvalent intervenant à la fois sur la gestion administrative, la GRH, la comptabilité, les SI, la communication et l’animation interne du cabinet
Perspectives professionnelles
- Assistant comptable ou assistant audit en cabinet d’expertise-comptable
- Assistant, Hôte d’accueil en entreprise, en cabinet de conseil, d’avocats, etc.
- Métiers de la comptabilité, des RH, de la paie en entreprise ou en cabinet d’expert-comptable
- Métier d’« Office Manager » au sein d’une PME